Pflicht zur digitalen Zeiterfassung 2026: Was sich für Ihr Unternehmen ändert

Kurz gesagt: Was bedeutet die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung?

Die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung beschäftigt Unternehmen auch 2026. Für Arbeitgeber bedeutet sie vor allem, dass die Arbeitszeit systematisch, nachvollziehbar und verlässlich erfasst werden muss. Dabei geht es nicht darum, Beschäftigte lückenlos zu überwachen, sondern gesetzliche Arbeitszeitgrenzen zu kontrollieren und die Einhaltung von Ruhezeiten zu dokumentieren.

In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht bereits klargestellt, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Die konkreten gesetzlichen Vorgaben zur Ausgestaltung und zu möglichen Übergangsregelungen können sich jedoch durch weitere Gesetzgebung verändern. Deshalb sollten Unternehmen den aktuellen Stand des Arbeitszeitrechts, einschlägige Verordnungen und die Entwicklung in ihrem Bundesland regelmäßig prüfen.

Was ändert sich 2026 für Unternehmen?

Die wichtigste Änderung ist weniger ein einzelner Stichtag als eine zunehmende Erwartung an belastbare, digitale Prozesse. Unternehmen sollten sich 2026 nicht mehr auf unklare oder rein informelle Verfahren verlassen. Eine Tabelle, die nur gelegentlich aktualisiert wird, oder eine mündliche Meldung am Monatsende kann problematisch sein, wenn Arbeitszeiten, Pausen und Korrekturen nicht nachvollziehbar dokumentiert werden.

Ein geeignetes System sollte mindestens folgende Informationen abbilden:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• geleistete Arbeitszeit und Pausen
• Überstunden beziehungsweise Mehrarbeit
• Korrekturen mit nachvollziehbarer Änderungshistorie
• Zuordnung zu Beschäftigten und gegebenenfalls Arbeitsorten
• Zugriffsmöglichkeiten für berechtigte Personen

Ob eine bestimmte Software alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, hängt von ihrer konkreten Konfiguration und vom betrieblichen Einsatz ab. Eine digitale Lösung ersetzt außerdem keine korrekten Arbeitszeitregeln. Unternehmen müssen weiterhin festlegen, wann gearbeitet werden darf, wie Pausen genommen werden und wie Mehrarbeit genehmigt wird.

Welche Fristen und Übergangsregeln gelten?

Bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung ist besondere Vorsicht bei pauschalen Aussagen zu Fristen geboten. Nicht jede angekündigte politische Regelung ist automatisch geltendes Recht. Übergangsregelungen können zudem von der Größe des Betriebs oder von anderen gesetzlichen Voraussetzungen abhängen.

Für die Praxis bedeutet das: Prüfen Sie den aktuellen Gesetzesstand, dokumentieren Sie Ihre interne Bewertung und stimmen Sie die Einführung gegebenenfalls mit einer arbeitsrechtlich spezialisierten Beratung ab. Eine Softwareentscheidung sollte nicht allein auf einer Werbeaussage wie „gesetzeskonform“ beruhen. Entscheidend sind die tatsächlichen Funktionen, die Einstellungen und Ihre internen Prozesse.

Datenschutz: Zeiterfassung ist nicht gleich Mitarbeiterüberwachung

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung braucht daher eine rechtliche Grundlage nach der Datenschutz-Grundverordnung und muss die Grundsätze der Zweckbindung, Datenminimierung, Transparenz und Speicherbegrenzung beachten. Arbeitgeber sollten nur Daten erheben, die für die Arbeitszeitdokumentation oder einen klar definierten weiteren Zweck erforderlich sind.

Eine reine Zeiterfassung erfasst normalerweise Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen. Sie benötigt nicht automatisch Tastaturprotokolle, den Inhalt privater Kommunikation oder dauerhafte Bildschirmaufnahmen. Je stärker ein System in die Privatsphäre eingreift, desto genauer muss der Zweck geprüft und dokumentiert werden. In vielen Fällen kann eine weniger eingriffsintensive Lösung denselben Zweck erreichen.

Wichtig sind außerdem:

• eine verständliche Information der Beschäftigten über Zweck und Umfang der Verarbeitung
• klar festgelegte Zugriffsrechte
• angemessene Aufbewahrungs- und Löschfristen
• technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
• eine Prüfung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist
• ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn ein externer Dienstleister eingesetzt wird

Die Einwilligung der Beschäftigten ist im Arbeitsverhältnis nicht automatisch die beste oder tragfähigste Rechtsgrundlage. Welche Grundlage passt, muss im konkreten Fall geprüft werden.

Mitbestimmung und interne Kommunikation

Existiert ein Betriebsrat, können Fragen der technischen Überwachung und der Ordnung des Betriebs der Mitbestimmung unterliegen. Auch wenn ein System primär zur Zeiterfassung gedacht ist, können zusätzliche Funktionen – etwa Aktivitätsanalysen, Screenshots oder Leistungsberichte – weitere Beteiligungsrechte auslösen.

Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats hilft, Konflikte zu vermeiden. Unternehmen sollten vor dem Start erklären:

1. Welche Daten werden erfasst?
2. Wann werden sie erfasst?
3. Wer kann sie sehen?
4. Wie lange werden sie gespeichert?
5. Wofür dürfen die Daten verwendet werden?
6. Wie können Beschäftigte Fehler korrigieren lassen?

Transparenz sollte nicht nur in einer Datenschutzinformation stehen. Beschäftigte brauchen auch praktische Anleitungen und eine Ansprechperson für Fragen. Ein sichtbarer Hinweis im System kann dabei sinnvoll sein, ersetzt aber keine vollständige Information.

Digitale Zeiterfassung im Homeoffice und bei mobiler Arbeit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung endet nicht an der Bürotür. Auch im Homeoffice und bei mobiler Arbeit müssen Arbeitszeiten verlässlich dokumentiert werden. Gleichzeitig ist besonders darauf zu achten, private Lebensbereiche nicht unnötig zu erfassen.

Sinnvoll sind beispielsweise manuelle Start-Stopp-Funktionen, verbindliche Pausenregeln und nachträgliche Korrekturen mit Begründung. Unternehmen sollten außerdem klären, wie mit kurzen Unterbrechungen, Dienstreisen, Rufbereitschaft und wechselnden Zeitzonen umgegangen wird.

Eine technische Lösung sollte keine automatische Schlussfolgerung daraus ziehen, dass eine geöffnete Anwendung oder ein eingeschalteter Computer gleichbedeutend mit Arbeitszeit ist. Tatsächliche Arbeitszeit und technische Aktivität sind nicht dasselbe.

Was kann ZimaWork beitragen?

ZimaWork kann Unternehmen dabei unterstützen, Arbeitsaktivität auf firmeneigenen Computern nachvollziehbarer zu machen. Die Lösung misst tatsächliche Aktivität, erfasst Screenshots aller angeschlossenen Bildschirme und nutzt KI, um einzuordnen, woran gearbeitet wurde. Das kann für Projektübersichten, interne Abläufe oder die Klärung von Arbeitsvorgängen hilfreich sein.

Für einen datenschutzbewussten Einsatz sind die Grenzen entscheidend: ZimaWork zeigt Beschäftigten einen Hinweis, verfügt über ein sichtbares Symbol im Systembereich, zeichnet keine Tastatureingaben auf und arbeitet nur auf unternehmenseigenen Geräten innerhalb festgelegter Arbeitszeiten. Trotzdem sollten Unternehmen vor dem Einsatz Zweck, Erforderlichkeit, Zugriffsrechte, Speicherfristen und die Beteiligung des Betriebsrats prüfen.

ZimaWork ist daher nicht automatisch ein Ersatz für eine rechtlich geprüfte Zeiterfassung. Je nach Konfiguration kann ein separates Zeiterfassungsmodul oder eine andere Lösung erforderlich sein. Bildschirmaufnahmen und KI-Auswertungen sollten nur eingesetzt werden, wenn sie für den konkreten Zweck vertretbar und angemessen sind.

Checkliste für die Umsetzung 2026

Unternehmen können die Umstellung in sechs Schritten vorbereiten:

• Rechtslage prüfen: Klären Sie die aktuell geltenden Anforderungen und mögliche Übergangsregeln.
• Zweck festlegen: Trennen Sie Arbeitszeiterfassung, Projektcontrolling und Leistungsbewertung voneinander.
• Ist-Prozess dokumentieren: Erfassen Sie, wie Arbeitszeiten heute gemeldet, geprüft und korrigiert werden.
• Datenschutz bewerten: Legen Sie Rechtsgrundlage, Datenumfang, Zugriffe, Fristen und Sicherheitsmaßnahmen fest.
• Beschäftigte und Betriebsrat einbeziehen: Schaffen Sie nachvollziehbare Regeln vor dem Start.
• Pilotphase durchführen: Testen Sie die Lösung mit verschiedenen Arbeitsmodellen und prüfen Sie die Ergebnisse.

Eine gute Einführung ist nicht nur eine technische Aufgabe. Sie verbindet Arbeitsrecht, Datenschutz, Mitbestimmung und verständliche Kommunikation. Genau dadurch wird die digitale Zeiterfassung im Alltag akzeptiert und belastbar.

Häufige Fragen zur digitalen Zeiterfassung 2026

Muss jedes Unternehmen 2026 digital erfassen?

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit systematisch erfassen. Ob und in welchem Umfang bestimmte Übergangs- oder Sonderregeln gelten, hängt vom aktuellen Recht und den Umständen des Betriebs ab. Eine aktuelle rechtliche Prüfung ist deshalb wichtig.

Dürfen Arbeitgeber Screenshots zur Zeiterfassung verwenden?

Screenshots sind für eine einfache Arbeitszeiterfassung normalerweise nicht erforderlich. Ihr Einsatz muss einen klaren Zweck haben, verhältnismäßig sein und datenschutzrechtlich geprüft werden. Beschäftigte müssen transparent informiert werden.

Ist eine Excel-Tabelle ausreichend?

Das hängt von der konkreten Ausgestaltung ab. Eine Tabelle kann bei kleinen, überschaubaren Prozessen funktionieren, wenn sie vollständig, zeitnah, fälschungssicher beziehungsweise nachvollziehbar und zugänglich ist. Häufig bietet eine geeignete Software bessere Kontrolle und Änderungsprotokolle.

Kann Zeiterfassung automatisch zur Leistungsbewertung genutzt werden?

Nicht ohne Weiteres. Der Zweck der Zeiterfassung sollte klar begrenzt sein. Eine zusätzliche Nutzung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle kann datenschutzrechtliche und mitbestimmungsrechtliche Fragen aufwerfen.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Prüfen Sie Ihre bestehenden Prozesse, bestimmen Sie den notwendigen Datenumfang und holen Sie frühzeitig Datenschutz-, Arbeitsrechts- und gegebenenfalls Betriebsratsberatung ein. Wählen Sie anschließend eine Lösung, die zu Ihren Arbeitsmodellen und Ihren rechtlichen Anforderungen passt.